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Unsere Dienstleistungen im Bereich
Digitales Prozessmanagement
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Langfristiger Unternehmenserfolg ohne funktionierende Arbeitsabläufe im Unternehmen oder in den Abteilungen? Keine Chance! In der Praxis sieht es in den Unternehmen allerdings oft ganz anders aus: Wir erleben starke Ineffizienzen, schwankende Qualität und weitere große Defizite, die häufig auf optimierungsbedürftige und nicht mehr zeitgemäße Prozesse zurückzuführen sind. Und genau hier setzen wir gemeinsam an.
Typische Anlässe für eine Prozessoptimierung:
Wollen Sie Ihre Kosten sparen, indem Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten?
Unternehmenswachstum ja, aber bitte mit gleichbleibenden Kosten?
Sie sind mit einer Fusion konfrontiert und wollen Synergien durch das Harmonisieren der Prozesse heben?
Sie wollen Ihre Unternehmensprozesse durch den Einsatz von Digitalisierung effizienter gestalten?
Interne Abläufe dauern zu lange, weil die Schnittstellen nicht aufeinander abgestimmt sind und die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens unklar sind?
Lassen Sie uns Ihre Prozessschwachstellen aufdecken und ins Nirvana schicken.
Schreiben Sie uns dafür eine Nachricht oder buchen Sie direkt einen unverbindlichen und kostenfreien Gesprächstermin.
Strategie. Analyse. Optimierung.
Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen dem produzierenden Gewerbe zuzuordnen ist, oder Sie Dienstleister sind: Eine Prozessoptimierung betrifft jede Unternehmensform in jeder Branche. Unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Lassen Sie sich von uns beraten und uns dabei helfen helfen, Ihr unternehmensinternes Optimierungspotential freizusetzen.
Prozesse im Unternehmen identifizieren | Schritt 1
Effektive Prozessidentifikation:
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Digitalisierung und Optimierung im Unternehmen. Mit gezielter Prozessanalyse und Identifikation helfen wir, betriebliche Abläufe sichtbar zu machen, Engpässe aufzudecken und Potenziale für Automatisierung zu erkennen. Dieser Schritt bildet die Grundlage für schlankere, effizientere Arbeitsprozesse und trägt zur Kostensenkung und Qualitätssteigerung bei.
Entdecken Sie, wie eine detaillierte Prozessanalyse Unternehmen dabei unterstützt, sich zukunftssicher aufzustellen und die Basis für eine nachhaltige digitale Transformation zu legen.
Erfassung der Prozesse im Ist-Zustand | Schritt 2
In einem gemeinsamen Workshop vor Ort oder virtuell über Microsoft-Teams identifizieren und erfassen wir im ersten Schritt Ihre bestehenden Prozesse, Prozessbeteiligte und aktuelle IT-Systeme innerhalb eines Vorgangs - mit allen Schwächen und Ineffizienzen und beschreiben den aktuellen Ist-Zustand. Dies hilft uns besser zu verstehen wie Ihre Mitarbeiter:innen und Ihre Abteilungen zusammen miteinander arbeiten.
Beschreibung der Prozesse analysieren | Schritt 3
Die Prozessanalyse untersucht bestehende Abläufe innerhalb eines Unternehmens. Durch die Prozessanalyse können Prozesse verschlankt und ineffiziente Schritte beseitigt werden. Verbesserungspotentiale können somit aufgedeckt werden. Das Ziel hierbei ist es, Prozesse effizienter, transparenter und kostengünstiger zu gestalten und damit die Grundlage für Optimierungen und eine mögliche Digitalisierung zu schaffen. Mit Hilfe modernster Prozessmanagement-Software können Durchlaufzeiten und Kosten der Prozesse analysiert werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht hilft die Prozesskostenrechnung uns dabei zu verstehen, was einzelne Geschäftsprozesse im Unternehmen kosten. Kostentreiber können identifiziert werden.
Prozesse im Soll-Zustand beschrieben | Schritt 4
Nach der ausführlichen Prozessanalyse werden die optimierten Prozesse in den Soll-Zustand überführt und beschrieben. Anschließend werden die Änderungen ins Unternehmen sowie an alle Prozessbeteiligten kommuniziert. Die Soll-Prozesse werden mit einem Prozessmanagement-Visualisierungstool festgehalten und die Arbeitsschritte werden sorgfältig dokumentiert. Die definierten und visualisierten Soll-Prozesse bilden später die Basis für die Prozessautomatisierung.
Praxisbeispiele von fehlendem Verständnis für digitales Prozessmanagement aus Managementsicht im Überblick
Fallbeispiele aus der Praxis
Praxisbeispiel aus der Medizintechnik - Schweizer KMU
Ein Schweizer KMU aus der Medizintechnikbranche vernachlässigte digitales Prozessmanagement über mehrere Jahre. Der Umsatz des Unternehmens stieg über die letzten Jahre an allerdings sank der Gewinn Jahr für Jahr.
Nach einer gewissen Zeit führt das Unternehmen ein CRM-System ein ohne die Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse im Unternehmen wirklich zu kennen.
Ein Jahr später kauft das Unternehmen eine Prozessautomatisierungssoftware für mehrere Hunderttausend Schweizer Franken bei einem großen Anbieter und möchte das CRM-System an die Automatisierungssoftware anbinden.
Nachdem diverse Lizenzen für das Prozessautomatisierungstool gekauft wurden, merken die Verantwortlichen im Nachhinein, dass nicht prozesskonform mit dem CRM-System gearbeitet wurde. Die Vertriebsmitarbeiter hatten zwar CRM-Lizenzen nutzten das Tool allerdings nicht, sodass keine Kundendaten im CRM-System gepflegt waren. Die Automatisierungssoftware war gekauft, jedoch konnte das Unternehmen nicht damit arbeiten, da keine Daten vorhanden waren und die Prozesse nicht digital abgebildet waren. Ohne Prozesse keine Digitalisierung und Automatisierung.
Die Folgen aus Unternehmenssicht:
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Fehlendes Prozessverständnis im eigenen Unternehmen
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Wettbewerbsnachteile, da minimaler Digitalisierungsgrad
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Probleme bei Audits und Zertifizierungen
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Verschwendung von Kapital / Budget
Praxisbeispiel eines Schweizer KMU aus der Medizintechnik
Welche Probleme können bei der Prozessaufnahme in der Praxis auftreten?
In der Praxis erleben wir immer wieder neue Herausforderungen in Unternehmen, die die Effizienz und den Erfolg von Projekten maßgeblich beeinflussen.
Unklare Prozessdefinition:
In der Praxis zeigt sich häufig, dass Unternehmensprozesse häufig unzureichend definiert oder dokumentiert sind, was zu Missverständnissen und ineffizienter Zusammenarbeit führt. Mitarbeiter:innen haben dann Schwierigkeiten, ihre Aufgaben korrekt und effizient umzusetzen, da die Rollen und die Verantwortlichkeiten nicht klar sind.
Widerstand gegen Veränderungen:
Prozessänderungen stoßen häufig auf Widerstand, da langjährige Mitarbeiter:innen bestehende Abläufe gewohnt sind und Veränderung als Bedrohung wahrnehmen. Dieser Widerstand kann die Implementierung neuer Prozesse verlangsamen oder sogar verhindern. Dadurch kann der Unternehmenserfolg durch die Mitarbeiter:innen negativ beeinflusst werden.
Mangelnde Kommunikation:
Ohne klare und kontinuierliche Kommunikation kann dass Verständnis für neue Prozesse oder der Bedeutung verloren gehen. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass Ziele und Nutzen von Änderungen für alle Beteiligten klar sind.
Fehlende Daten und Kennzahlen:
Ohne aussagekräftige Kennzahlen ist es schwierig, die Leistung und die Effizienz eines Prozesses objektiv zu bewerten. In der Praxis fehlen oft geeignete Messmethoden und Daten, um Prozessverbesserungen zu quantifizieren.
Unzureichende Ressourcen:
Ressourcenknappheit, ob personell, zeitlich oder finanziell, behindert häufig eine effektive Prozessimplementierung und -Optimierung. Wenn keine ausreichenden Mittel bereitgestellt werden, werden Prozesse nicht nachhaltig umgesetzt und bleiben ineffizient.
Mangelnde Integration von Technologien:
In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Prozesse noch manuell oder mit stark veralteter Technologie durchgeführt. Die Digitalisierung und Automatisierung kann zwar helfen, allerdings fehlen häufig die nötigen digitalen Kompetenzen oder Investitionen in Softwarelösungen.
Komplexität und Überregulierung:
Prozesse, die zu komplex oder überreguliert sind, führen häufig zu Bürokratie und Verzögerungen. Ein hoher Grad an Komplexität erschwert das Verständnis und das schnelle Umsetzen von Prozessschritten.
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle fördert unsere Unternehmensberatung für kleine und mittelständische Unternehmen im Förderprogramm "Förderung von Unternehmensberatungen für KMU".
Unsere Beraterprofil ID: 212133
Die Förderrichtlinie gilt für alle am dem 1. Januar gestellten Zuschussanträge. Innerhalb der Geltungsdauer Förderrichtlinie (bis 31. Dezember 2026) kann jedes förderberechtigte Unternehmen maximal fünf in sich abgeschlossene Beratungen gefördert bekommen, jedoch nicht mehr als zwei pro Jahr. Ausschlaggebend ist hierbei der Zeitpunkt der Antragstellung.
Ziel des Bundesprograms "Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" ist die Erfolgsaussichten, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit sowie die Beschäftigungs- und Anpassungsfähigkeit von kleinen und mittleren Unternehmen zu stärken. Um dies zu erreichen können sich Unternehmen von einem qualifizierten Berater zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung beraten lassen. Die entstehenden Kosten werden durch einen nicht rückzahlbaren Zuschuss durch das Förderprogramm reduziert.
Kontaktieren Sie uns:
Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam die digitale Zukunft Ihres Unternehmens zu gestalten! Ganz gleich, ob Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen haben, eine erste Beratung wünschen oder einfach mehr über die Möglichkeiten der Digitalisierung erfahren möchten - Wir sind für Sie da.
So erreichen Sie uns:
Alternativ können Sie gerne auch unser Kontaktformular, um uns direkt zu schreiben oder Sie buchen unverbindlich einen Termin in unserem Buchungskalender. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen zurück. Lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung digitaler Transformation machen!
Kosthorst Digital
Bücklestrasse 9
78467 Konstanz
Deutschland
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Ein IT-Unternehmen arbeitete über Jahre mit einer veralteten Prozessmanagement-Software. Die Unternehmensprozesse wurden nicht regelmäßig visualisiert und aktualisiert. Das Management hatte kein einheitliches Qualitätsmanagement im Unternehmen eingeführt.
Vor Jahren kaufte das Unternehmen eine CRM-Software
für einen hohen Betrag ohne die Unternehmensprozesse zu analysieren. Seitdem ist das Unternehmen damit beschäftigt das CRM-System zu implementieren.
Aufgrund des starken Unternehmenswachstums in den letzten Jahren (Mitarbeiter- und Umsatzwachstum), sind die Rollen
und die Zuständigkeiten und Befugnisse innerhalb des Unternehmens nicht klar definiert, was zu einer hohen Ineffizienz im gesamten Unternehmen führt. Neben einer langen Durchlaufzeit und extrem hohen Prozesskosten bei wichtigen Arbeitsschritten, die Kernprozesse betreffen, werden Tätigkeiten in verschiedenen Abteilungen doppelt und dreifach ausgeführt.
Die Folgen aus Unternehmenssicht:
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Hohe Fluktuationsquote der Kunden durch Unzufriedenheit
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Hohe Personalfluktuationsquote durch Unzufriedenheit
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Fehlendes Prozessverständnis im eigenen Unternehmen
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Wettbewerbsnachteile, da minimaler Digitalisierungsgrad
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Probleme bei Audits und Zertifizierungen
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Verschwendung von Kapital / Budget / Zeit
Praxisbeispiel eines KMU aus der IT-Branche
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